Voordat je gaat starten met werven

Waarom is dit belangrijk?

Vaak komen er nieuwe vrijwilligers via via. En niets is zo vervelend dat een nieuwe vrijwilliger binnen stapt, en men geeneens weet wat hij/zij komt doen.  

• Er is bekend wie de sleutelrol binnen de organisatie heeft. En dus de contactpersoon is voor de vacatures. Hij/zij is goed bereikbaar.
• Het hele team wordt betrokken.
• Iedereen binnen de organisatie is op de hoogte dat er nieuwe vrijwilligers worden gezocht. En voor welke taken.

Waarom is dit belangrijk?

Dit is vooral van enorm belang om de vrijwilliger te behouden.

• Het maatschappelijk belang van jouw organisatie is bekend.
• De huidige vrijwilligers zijn goede ambassadeurs.
• Nieuwe vrijwilligers worden goed begeleid (intakegesprek, introductie, enz.)
• Er is ruimte voor flexibele inzet van vrijwilligers.
• Wij hebben een leuk team waar nieuwe vrijwilligers welkom zijn.
• Wij staan open voor nieuwe ideeën.
• Wij waarderen onze vrijwilligers.
• Wij bieden onze vrijwilligers cursussen en trainingen. 

Waarom is dit belangrijk?

Potentiële vrijwilligers gaan liever aan de slag bij een organisatie die ze kennen. Of in ieder geval van gehoord hebben.

Vaak wordt ook eerst een kijkje genomen op de website. Is deze saai en verouderd, dan kan dat een afhaakmoment zijn. 

• De mensen in de wijk kennen onze organisatie.
• Wij zijn online vindbaar.
• Wij hebben een actuele website.
• Wij hebben een actuele Facebookpagina.
• Wij communiceren via divers kanalen (website, social media, nieuwsbrief, eigen uitgave, enz.)
• Hoe willen jullie gezien worden? Welk beeld hebben jullie van jezelf. B.v. Wij zetten ons in voor de wijk. Wij zijn ondernemend en toegankelijk. Dit heet Identiteit. Maar zien anderen jullie ook zo? Dat is dan het imago. Als dit niet klopt, dan moeten jullie hier actie op ondernemen. 

Waarom is dit belangrijk?

Je brengt de buitenwereld naar binnen. Zo krijg je verschillende perspectieven in de organisatie over manier van leven, overtuigingen, andere manier van denken. En ook andere levenservaringen.

• Maak een inventarisatie van het huidige team vrijwilligers. Wat valt je op? Hoe is de verdeling man/vrouw, oud/jong, wel/geen migratie-achtergrond. Streven naar diversiteit in het team kan je veel opleveren.

Waarom is dit belangrijk?

Zorg dat duidelijk is voor welke taken je vrijwilligers nodig hebt. 

• Maak een lijst van taken die gedaan moeten worden. Beter nog: zet ze allemaal op een post-it-note.
• En ga dan groepjes maken van taken die bij elkaar horen. Ingedeeld naar bestuurlijk, ondersteunend, uitvoerend. Of een andere indeling, die voor jullie relevant is.
• Zorg dat je het beperkt in het aantal uren. Want veel vrijwilligers willen best wel wat doen, maar hebben beperkt tijd beschikbaar.
• Indien mogelijk: maak tijdelijke projectjes. Een tijdelijke vacature is aantrekkelijker.
• Tip: doe het met je huidige team vrijwilligers. Zij weten heel goed wat er allemaal te doen is. En het geeft hun de kans om te wisselen van taken. 

Waarom is dit belangrijk?

Doe dit op vaste ijkmoment. Het geeft inzicht in zaken als het verloop; de plekken waar het verloop het grootste is; (geleidelijke) veroudering of verjonging; toename of juist afname van b.v. mannen, vrouwen, vrijwilligers met een migratie-achtergrond. En zorg dat altijd de reden van vertrek weet.

• Breng twee keer per jaar het actuele vrijwilligersbestand in kaart. Hoeveel ‘vaste’ vrijwilligers, hoeveel ‘oproep’ vrijwilligers e.d. Hoeveel uur per week/maand e.d. Waar wonen ze. Wat is de leeftijd. Mannen/vrouwen, enz.

Vinden jullie het lastig? Maak dan een afspraak met een adviseur van PEP op tel. 070 302 44 44 of [email protected].