Privacyverklaring

PEP Den Haag versterkt maatschappelijke organisaties en samen werken wij aan meer verbinding in de Haagse samenleving. 

PEP Den Haag adviseert en ondersteunt maatschappelijke organisaties en burgers met een maatschappelijk initiatief. Ook ondersteunen wij bedrijven bij het leggen van verbindingen met maatschappelijke organisaties.

Om uitvoering te kunnen geven aan dit doel heeft PEP Den Haag vier websites in beheer:

• • www.denhaagdoet.nl – website voor vrijwilligerswerk
  • www.volunteerthehague.nl – Engelstalige website voor vrijwilligerswerk
  • www.denhaagdoetacademie.nl - trainingen voor vrijwilligers en mantelzorgers
  • www.pepdenhaag.nl - de algemene website van PEP Den Haag voor particulieren, maatschappelijke organisaties en bedrijven

(Kandidaat-)vrijwilligers en organisaties in Den Haag kunnen gebruikmaken van deze websites. Hiertoe stellen zij persoonsgegevens ter beschikking aan PEP Den Haag. PEP Den Haag acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. De gegevens van de betrokkenen worden door PEP Den Haag zorgvuldig verwerkt en beveiligd. 

Bij verwerking houdt PEP Den Haag zich aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt. PEP Den Haag is in de zin van de AVG verantwoordelijk voor de gegevensverwerking.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

1. Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met en uitsluitend voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacyverklaring
2. Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor een andere verwerking van uw persoonsgegevens dan bij 1. is genoemd
3. Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen, zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
4. Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
5. Op de hoogte zijn van uw rechten over uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

PEP Den Haag is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u na het doornemen van ons Privacy statement, of in algemene zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onderaan dit Privacy statement.

In deze privacyverklaring legt PEP Den Haag uit welke persoonsgegevens PEP Den Haag verwerkt, met welk doel en welke rechten u als betrokkene heeft. PEP Den Haag raadt u aan deze privacyverklaring zorgvuldig en vooraf te lezen voordat u uw persoonsgegevens met PEP Den Haag deelt.

1. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor iedereen die gebruik wil maken van de diensten van PEP Den Haag:

• (Kandidaat) vrijwilligers
• Contactpersonen van maatschappelijke organisaties en bedrijven
• Deelnemers aan trainingen en bijeenkomsten
• Bezoekers van onze websites (na het invullen van een contactformulier)

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening namelijk:

• Naam (voor- en achternaam) 
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Organisatie en functie 

3. Grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens

De grondslag voor verwerking van de door u verstrekte persoonsgegevens is de toestemming die u geeft aan PEP Den Haag om overeenkomstig dit privacy statement uw persoonsgegevens te verwerken.

4. Doelstellingen voor de verwerking van persoonsgegevens van leden

Ter bevordering van de participatie tussen burgers die zich willen inzetten als vrijwilliger en maatschappelijke organisaties in Den Haag worden de drie websites ingezet voor:

• Het matchen van vrijwilligers met passende vacatures bij maatschappelijke organisaties
• Het mogelijk maken van contact tussen vrijwilligers en organisaties
• Het aanmelden en organiseren van trainingen en bijeenkomsten
• Het versturen van nieuwsbrieven en mailingen (hiervoor kun je jezelf altijd voor uitschrijven)
• Het onderhouden van contact en het vastleggen van contactmomenten

Indien een betrokkene gebruik maakt van de inzet en dienstverlening door PEP Den Haag, bijvoorbeeld door het deelnemen aan een adviesgesprek, worden de persoonsgegevens in een intern CRM-systeem opgeslagen. Dit contactregistratiesysteem is voor relatiebeheer en ondersteuning van onze dienstverlening.

5. Inzage en verwerking in de persoonsgegevens

Alle medewerkers van PEP Den Haag hebben toegang tot de persoonsgegevens waar in dit privacy statement over gesproken wordt.

6. Bewaartermijn persoonsgegevens

PEP Den Haag bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist, maar niet langer dan 7 jaar als het gaat om de opslag in het CRM-systeem. 

7. Verstrekking aan derden

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. 

Met organisaties waar wij wel persoonsgegevens mee delen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. 

In het geval van de websites van PEP Den Haag is er een verwerkersovereenkomst met een externe partij gesloten.

8. Buiten de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

9. Beveiliging

PEP Den Haag heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Beveiligde verbindingen en toegangscontrole
• Rol- en rechtenstructuren binnen systemen
• Periodieke beveiligingsupdates en controles
• Geheimhoudingsverklaringen voor medewerkers
• Alle personen die namens PEP Den Haag toegang hebben tot uw gegevens zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Zij tekenen hiervoor een aparte geheimhoudingsverklaring met PEP Den Haag;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

10. Datalekken

Indien een datalek zich voordoet en gevolgen heeft voor betrokkenen wordt de Autoriteit Persoonsgegevens geïnformeerd en informeren wij u als betrokkene. Het datalek wordt geregistreerd.

11. Rechten over uw gegevens

De Algemene Verordening Gegevensbescherming kent u als betrokkene een aantal rechten toe. Deze zijn: 

• het recht op informatie
• het recht op inzage
• het recht op verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming
• het recht van verzet
• het recht op dataportabiliteit
• het recht op vergetelheid
• het recht op beperking van de verwerking

Als u gebruik wilt maken van uw rechten dan vragen wij u om – bij voorkeur schriftelijk – een verzoek in te dienen bij de privacy-officer van PEP Den Haag. Deze zal zo spoedig mogelijk, maar niet later dan 1 maand na het indienen van uw verzoek een besluit hierover nemen.

12. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover contact met de privacy-officer van PEP Den Haag op te nemen via [email protected]

U hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. Zie www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

13. Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact op via [email protected] 

De volledig tekst van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) kunt u op de website van de overheid vinden. Zie www.autoriteitpersoonsgegevens.nl 

Contactgegevens

PEP Den Haag, Riviervismarkt 2 

2513 AM Den Haag

Emailadres: [email protected]

@2026 PEP Den Haag