Privacyverklaring

PEP Den Haag (verder genoemd als PEP) is het kennis- en adviescentrum voor de bevordering van participatie in Den Haag.

PEP heeft als doel om samen met organisaties van Den Haag alle vormen van participatie en emancipatie in de gemeente Den Haag te bevorderen. PEP stimuleert betrokken burgers, vrijwilligers, organisaties en professionals elkaar op te zoeken en elkaar te versterken.

Om uitvoering te kunnen geven aan dit doel heeft PEP een aantal websites in beheer:

www.denhaagdoet.nl – website voor vrijwilligerswerk
www.volunteerthehague.nl – Engelstalige website voor vrijwilligerswerk
www.haagsestage.nl – website voor maatschappelijke stages

(Kandidaat-)vrijwilligers, scholieren, mantelzorgers en organisaties in Den Haag kunnen gebruikmaken van deze websites. Hiertoe stellen zij (persoons)gegevens ter beschikking aan PEP.

PEP acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. De gegevens van de (kandidaat-)vrijwilligers, scholieren, mantelzorgers en organisaties worden door PEP zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Bij verwerking houdt PEP zich aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) stelt. PEP is in de zin van de Wbp verantwoordelijk voor de gegevensverwerking.

In deze privacyverklaring legt PEP uit welke persoonsgegevens PEP verzamelt en gebruikt en met welk doel. PEP raadt u aan deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen.

1. Soort gegevens en doeleinden van verzameling, bewaring en gebruik

PEP verzamelt, bewaart en gebruikt uitsluitend de (persoons)gegevens die rechtstreeks aan PEP ter beschikking zijn gesteld door (kandidaat-)vrijwilligers, scholieren, mantelzorgers en organisaties. De (kandidaat-)vrijwilligers, scholieren, mantelzorgers en organisaties hebben door het verstrekken van de (persoons)gegevens aan PEP ermee ingestemd dat PEP deze (persoons)gegevens verzamelt, bewaart en gebruikt.

Wij verzamelen, bewaren en gebruiken de volgende soort gegevens voor de volgende doeleinden:

(Kandidaat-)vrijwilligers, scholieren

Gegevens: naam, adres, woonplaats, geslacht, geboortedatum, telefoon, e-mailadres, voorkeuren en vaardigheden (opleidingsniveau, vaardigheden, soort vrijwilligerswerk/maatschappelijke stage/leerwerkplek, sector en doelgroep, beschikbaarheid, motivatie).

Scholieren:

Naam, adres, woonplaats, geslacht, geboortedatum, type school en naam van de school (keuze uit een lijst).

Doeleinden:

goede matching met vrijwilligersvacatures/stageplaatsen;
rapportages omtrent de resultaten van de websites ;
verzending van nieuwsbrieven (indien hiervoor aangemeld);
e-mailservice/jobalerts, indien u hiervoor bent aangemeld, zodat u de nieuwste passende vacatures automatisch per e-mail ontvangt;
vindbaarheid voor organisaties, indien u akkoord bent met opname in de kandidatenbank;
vindbaarheid en benaderbaarheid door intercedenten vrijwilligerswerk, indien u akkoord bent met opname in de kandidatenbank;
versturen van het magazine PEP voor iedereen per post of digitaal;
verzending van de Kortingspas.

Mantelzorgers

Gegevens: naam, adres, woonplaats, geslacht, geboortedatum, telefoon, e-mailadres, wel/geen digitale nieuwsbrief, wel/geen (digitaal) magazine PEP voor iedereen.

Voor de volgende doeleinden:

verzending van de Kortingspas;
verzending van nieuwsbrieven (indien hiervoor aangemeld);
versturen van het magazine PEP voor iedereen per post of digitaal;
verlenging van de geldigheid van uw registratie.

Organisaties

Gegevens: contactpersoon organisatie (naam, telefoon, e-mailadres, functie).

Organisatiegegevens: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, doelstelling, kernactiviteit, doelgroep, soort organisatie (werkgebied, sector), aantal medewerkers, aantal vrijwilligers, aanvullende kenmerken die relevant kunnen zijn voor kandidaat-vrijwilligers (zoals: goed vrijwilligersbeleid).

Voor de volgende doeleinden:

beoordeling of de organisatie voldoet aan de criteria om gebruik te maken van de websites van PEP;
vertrekking van organisatiegegevens aan (potentiële) vrijwilligers/scholieren om te kunnen solliciteren op vacatures/stageplaatsen;
opstellen van rapportages omtrent de resultaten van de website
verzending van nieuwsbrieven (alleen na aanmelding hiervoor);
matchen van (kandidaat-)vrijwilligers/scholieren met vacatures/stageplaatsen én organisatie;
contactgegevens voor intercedenten vrijwilligerswerk die vrijwilligers met vacatures/stageplaatsen matchen.

Recht op inzage, correctie, blokkeren en/of verwijderen

U heeft het recht om de (persoons)gegevens in te zien en zelf te corrigeren, blokkeren of verwijderen. U kunt uw gegevens beheren door in te loggen. Indien u hiermee problemen ondervindt, kunt u contact opnemen met de servicedesk Den Haag Doet ([email protected] of tel. 070 - 402 44 19).

2. Opslag van gegevens

Alle (persoons)gegevens worden opgeslagen in de database van de bijbehorende websites van PEP (www.denhaagdoet.nl, www.volunteerthehague.nl, www.haagsestage.nl). Deze databases zijn beveiligd. De database is alleen toegankelijk voor de medewerkers van PEP, de intercedenten en de coördinatoren van de Vrijwilligerspunten. De medewerkers van PEP, de intercedenten en de coördinatoren van de Vrijwilligerspunten die toegang tot een database hebben, tekenen hiervoor een geheimhoudingsverklaring.

3. Beveiliging

PEP heeft de volgende passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde of onrechtmatige verwerking en/of onbedoeld verlies, onbedoelde wijziging, openbaarmaking of benadering en tegen onbedoelde of onrechtmatige vernietiging of beschadiging:

De medewerkers van PEP, de intercedenten en de coördinatoren van de Vrijwilligerspunten die toegang tot de database van de websites hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

De (kandidaat) vrijwilligers, scholieren organisaties en mantelzorgers kunnen alleen met behulp van een inlogaccount op de websites komen. Dit inlogaccount wordt pas aangemaakt nadat de (kandidaat) vrijwilligers, scholieren, organisaties en mantelzorgers eerst akkoord zijn gegaan met de Algemene gebruiksvoorwaarden.

De websites denhaagdoet.nl, volunteerthehague.nl, haagsestage.nl en pepdenhaag.nl worden beheerd door PEP en Connect Holland.

Connect Holland is eveneens gebonden aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens stelt aan verwerking van persoonsgegevens. PEP heeft persoonlijk vastgesteld dat Connect Holland voldoende waarborgen heeft genomen ten aanzien van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en voldoet aan de hoogste normen voor de beveiliging van persoonlijke gegevens. PEP controleert periodiek of Connect Holland voldoet aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens stelt aan verwerking van persoonsgegevens en voldoet de hoogste normen voor beveiliging van persoonsgegevens.

4. Bewaartermijn gegevens

PEP bewaart de (persoons)gegevens tot uiterlijk twee jaar na de dag van inschrijving, tenzij langer bewaren van persoonsgegevens noodzakelijk is in verband met een wettelijke verplichting.

Indien een ingeschrevene 4 maanden niet heeft ingelogd met zijn/haar account op de websites, vraagt PEP actief aan diegene of deze ingeschreven wil blijven. Indien dit niet het geval is, dan wordt het account met daarbij de gegevens van de ingeschrevene verwijderd. Indien de ingeschrevene wil blijven, dan wordt het account verlengd met 4 maanden. Wordt er wederom 4 maanden lang niet ingelogd, dan vraagt PEP nogmaals of diegene ingeschreven wil blijven.

PEP, intercedenten en/of de coördinatoren van de Vrijwilligerspunten kunnen de (persoons)gegevens vernietigen indien een burger, vrijwilliger, scholier, organisatie of professional daarom verzoekt.

De burgers, vrijwilligers, scholieren, organisaties en professionals kunnen ook zelf hun (persoons)gegevens verwijderen.

5. Verstrekking aan derden

PEP garandeert dat zij geen (persoons)gegevens aan derden verstrekt, verkoopt of ter beschikking stelt. Alleen indien daartoe een wettelijke verplichting bestaat, kan PEP (persoons)gegevens ter beschikking aan derden stellen.

6. Bezwaar tegen verzameling, bewaring en gebruik van uw (persoons)gegevens

Indien u bezwaar heeft tegen het verzamelen, bewaren en gebruiken van uw (persoons)gegevens door PEP kunt u zelf uw gegevens verwijderen en/of u kunt aan PEP, een intercedent en/of een coördinator van een vrijwilligerspunt verzoeken uw (persoons)gegevens te verwijderen. Indien u uw (persoons)gegevens niet wilt verwijderen maar een ander bezwaar heeft, kunt u zich met uw bezwaar melden bij de servicedesk van Den Haag Doet via [email protected] of tel. (070) 302 44 19.

7. Wijzigingen in privacyverklaring

PEP behoudt zich het recht voor te allen tijde wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent. U kunt de laatste versie van onze privacyverklaring altijd terugvinden op onze websites.

8. Vragen over privacyverklaring en/of over inzage/wijzigen van gegevens

Indien u vragen heeft over het privacybeleid van PEP en/of omtrent inzage en wijzigingen (of verwijdering) van uw persoonsgegevens kunt u te allen tijde contact opnemen met de servicedesk van Den Haag Doet : [email protected] of tel. (070) 302 44 19.